Albergo: scheda di registrazione, informativa e consenso per l’invio di pubblicità

Garante per la protezione dei dati personali

Newsletter 12 - 18 luglio 2004

IN ALBERGO PIÙ CHIAREZZA NELLE INFORMAZIONI AI CLIENTI

Il Garante avvia accertamenti sui consensi "carpiti" ai turisti per l’invio di pubblicità

Anche se la loro identificazione è obbligatoria, i clienti devono essere informati bene dall’albergo sull’uso che verrà fatto dei dati personali, in particolare se successivamente si intende inviare loro pubblicità. Avviati dal Garante (Stefano Rodotà, Giuseppe Santaniello, Gaetano Rasi, Mauro Paissan) accertamenti su una catena alberghiera per verificare correttezza e completezza delle informazioni fornite ai clienti al momento della registrazione, su uso, conservazione, eventuale comunicazione a terzi dei dati personali e sulle modalità di raccolta del consenso, necessario per il trattamento da parte di privati.

L’Autorità intende accertare, in particolare, la presenza di una idonea informativa sulle "schede di dichiarazione" in cui si riportano, sottoscritti dal cliente, nome, cognome, data di nascita, residenza e che secondo quanto previsto dalle leggi di pubblica sicurezza devono essere trasmesse in questura entro ventiquattro ore dall’arrivo in albergo. L’informativa, infatti, deve essere formulata in modo chiaro e comprensibile e deve consentire al cliente opzioni diverse sull’uso dei dati personali che sta dichiarando. Non è raro invece il caso in cui con un’unica firma necessaria si "carpisca" anche l’autorizzazione all’invio di materiale commerciale o pubblicitario o la comunicazione dei dati a terzi.

Gli accertamenti sono stati disposti nell’ambito di un ricorso presentato all’Autorità da un turista, il quale si era rivolto, senza esito, al direttore dell’albergo presso il quale aveva soggiornato chiedendo la comunicazione dei dati personali, modalità e finalità del trattamento, nonché il nome del responsabile. Il cliente con la stessa istanza chiedeva anche la cancellazione dei dati.

Nel corso del procedimento, dopo l’intervento dell’Autorità, il gestore aveva inviato copia dei documenti in cui vi erano dati personali del cliente (voucher dell’agenzia di viaggi, fattura e scheda di dichiarazione), ma aveva sostenuto di non poterli cancellare perché allo stato necessari a fini contabili e fiscali e per dimostrare di aver adempiuto agli obblighi in materia di pubblica sicurezza. Questa parte della motivazione è stata accolta dal Garante, il quale non ha riscontrato trattamenti illeciti nella conservazione per i motivi indicati dal gestore, anche in rapporto alle finalità per le quali i dati sono stati raccolti (fatturazione dei servizi prestati, scheda di dichiarazione per la questura). Ha quindi dichiarato infondata la richiesta di cancellazione.

Nella pronuncia il Garante, pur ritenendo sufficiente seppure tardivo il riscontro fornito al cliente, ha ordinato al gestore di integrarlo comunicando anche il nome del responsabile. Al gestore sono state poi addebitate le spese del procedimento da liquidare direttamente al turista.

Sull’informativa ai clienti e sul consenso il Garante intende invece veder chiaro.