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L'outsourcing come scelta strategica delle imprese: dalle origini al contratto di catering

Alessandro Allaria
(Studio di consulenza legale www.contrattiesocieta.com)

Il contratto di outsourcing quale scelta strategica per le imprese.

Il contratto di outsouricing rappresenta più che una tipologia negoziale utilizzata dalle imprese per autoregolamentare i propri interessi, un vera e propria scelta strategica che riguarda l’aspetto organizzativo della gestione aziendale.

Difatti l’impresa si attiva per selezionare un partner qualificato allo scopo di acquisire dei vantaggi in termini di riduzione dei costi e di miglioramento qualitativo dei servizi erogati.

Una delle ragioni fondamentali che giustificano il ricorso all’outsourcing è quello di garantire una maggiore flessibilità di particolari funzioni aziendali: si è notato che le esigenze delle imprese non sempre risultano costanti nel tempo e quindi dover adeguare costantemente la propria struttura interna potrebbe essere causa di diseconomie in quanto per alcuni periodi vi potrebbe essere una eccedenza di lavoro in rapporto alle risorse, mentre in altri momenti il problema potrebbe essere l’inverso.

In concreto si assiste al trasferimento all’esterno di una o più funzioni proprie di una azienda ad un’altra entità esterna che possiede le capacità tecniche ed organizzative per svolgere quel particolare servizio.

Uno dei principali vantaggi del ricorso all’outsourcing è la possibilità di concentrare le risorse aziendali su quelle attività che rappresentano il “Core Business”, delegando ai soggetti terzi la gestione dei settori secondari.

I compiti che possono essere affidati dall’impresa-cliente all’impresa-outsourcing possono essere i più vari come la pulizia aziendale, selezione e direzione del personale, mensa per i dipendenti, tenuta della contabilità, elaborazione buste paga, emissione fatture, gestione della struttura informatica ( che è la tipologia più utilizzata).

Il processo di esternalizzazione di tali attività può assumere varie graduazione e si può arrivare nei casi estremi alla cessione dell’intero ramo aziendale che si occupa di uno specifico settore,oppure al caso in cui ci si limita ad appaltare a terzi la gestione integrale di un ramo della produzione.

La tipologia negoziale di riferimento ( considerato che si tratta di un contratto innominato) va individuata dalla combinazione degli elementi sia dei contratti sinallagmatici che di quelli associativi. Mentre la qualifica giuridica delle prestazioni a carico dell’outsourcer è nella maggior parte dei casi una obbligazione di risultato essendo tale l’interesse che l’impresa cliente intende soddisfare; però si possono avere situazioni in cui la prestazione richiesta all’outsourcer sia un’ obbligazioni di mezzi come nel settore della consulenza in materia fiscale e previdenziale, nell’attività di recupero crediti.

Da un punto di vista contabile si assiste ad una riduzione dei costi fissi e ad un aumento di quelli variabili. Inoltre si il rischio dell’attività delegata all’esterno viene ridotto in quanto viene ad essere ripartito con l’impresa di outsourcing.

L’outsourcing dalle origini al contratto di Catering

L’outsourcing è quel processo per il quale le imprese decidono di rivolgersi ad un fornitore esterno per l’affidamento della gestione di un settore marginale od accessorio del sistema produttivo al fine di concentrare le proprie risorse sul quello che costituisce l’attività principale e strategica della propria attività.Tale esigenza nasce dalle richieste del mercato di risolvere le problematiche legate ai costi sempre più elevati e nella scarsa flessibilità del personale e inoltre nella necessità di avere una maggiore specializzazione produttiva.

Qualcuno usa distinguere l’outsourcing tradizionale da quello strategico in quanto nel secondo caso ai fornitori non vengono chieste semplici attività ma la gestione di interi processi aziendali ed quindi il rapporto è di lungo periodo verificandosi una condivisione degli obbiettivi con una eventuale partecipazione ai risultati.

Le origini storiche sono antiche e risalgono ai tempi del Medioevo e del Rinascimento dove le attività economiche del settore tessile erano organizzate da mercanti imprenditori che acquistavano le materie prime e i coloranti da varie regioni del mondo e le affidavano ai diversi artigiani specializzati nelle varie fasi della lavorazione.

Il paese che ha fatto più largo uso della strategia dell’outsourcing è stata la Cina dove le proprie imprese presentano un altissimo livello di decentramento produttivo, accompagnato da stretti legami di tipo informale con i principali fornitori.

L’ impostazione opposta era quella delle imprese degli Stati Uniti d’America che contrariamente al quelle cinesi tendevano a gestire al loro interno anche settori accessori e secondari nell’ambito di una politica accentratrice. A causa di una grave crisi che riguardò le imprese automobilistiche il ricorso all’outsouricing divenne per loro una scelta obbligata per risollevarsi dalla situazione negativa che si era venuta a creare e ne determinò la diffusione.

La politica delle imprese Europee si collocata in una posizione intermedia dove si assiste ad un decentramento delle proprie attività ma rivolto verso quei fornitori facenti parte del proprio gruppo.

Il successo dell’outsourcing deriva dalla contemporanea presenza di due fattori e cioè dalla esistenza sul mercato di operatori specializzati che garantiscono un elevato livello qualitativo delle prestazioni, ed il superamento da parte del management aziendale di settore di remore di natura psicologica che gli fanno pensare che in tal modo si abbia un ridimensionamento della propria influenza professionale.Per tale motivo si è diffusa la tendenza da parte dei fornitori per la promozione dei propri dei servizi di rivolgersi ai Top Management dove si è ormai diffusa la consapevolezza che una impresa agile e snella sia il modello vincente sugli attuali mercati.

Affinché l’outsourcing possa portare i massimi vantaggi deve essere inserito in una strategia aziendale tendente al raggiungimento di una crescita dimensionale e produttiva nelle attività principali dell’impresa, mentre invece sarebbe destinato a fallire nel caso venga adoperato come soluzione finalizzata alla sola riduzione dei costi.

Tra i settori che posso essere decentrati si può elencare la produzione di parti componenti, prodotti finiti, la produzione di servizi quali la contabilità, il settore dei sistemi informativi, i servizi di consulenza gestionale, la mensa, le pulizie, i servizi logistici, la gestione immobiliare,la ricerca e sviluppo di nuovi prodotti e servizi, la manutenzione degli impianti e dei macchinari, la rete distributiva, la promozione, la pubblicità, la ricerca di fonti di finanziamento.
( V.Comito)

Anche nel settore pubblico si stà diffondendo il ricorso alla esternalizzazioni di alcuni servizi ma con delle limitazioni rispetto al settore privato-aziendale in quanto deve essere presente un effettivo risparmio dei costi e non deve riguardare di poteri amministrativi, e inoltre vi deve essere una effettiva carenza strutturale a livello di organico.

Le esigenze che fanno propendere per il ricorso ai fornitori esterni variano a seconda che si tratti di una amministrazione centrale oppure di un ente locale. Nel primo caso l’outsourcing ha come obbiettivo principale la riduzione del numero dei dipartimenti ed al tempo stesso dei relativi dipendenti.Si prevede,pertanto la costituzione di una SPA pubblica aperta alla partecipazione privata che gestisce i servizi esternalizzati.
A livello locale le esigenze sono diverse in quanto non si mira a ridurre i costi e ad riorganizzare gli uffici ma vi è la necessità concreta di reperire personale qualificato in presenza di carenze di organico in determinati settori.

Nel nostro ordinamento non esiste una forma tipica di outsourcing, e pertanto l’imprenditore deve adoperare, ogni qualvolta ne abbia la necessità, il contratto tipico o la combinazione tra diversi modelli che risulta più rispondente alle proprie esigenze concrete.

Il modello contrattuale che forse meglio risponde alle esigenze di regolamentare i rapporti di outsourcing è l’appalto di servizi con l’aggiunta di quegli adattamenti che si rendono necessari onde adeguarlo agli interessi concreti delle parti e si può arrivare ad dare vita ad un vero e proprio contratto atipico. Difatti le parti possono liberamente determinare il contenuto del contratto purché vengono rispettate le disposizioni di legge, ed inoltre a renderlo maggiormente fruibile è la possibilità che l’erogazione del servizio possa avvenire con cadenza periodica e continuativa, facendo riferimento alla disciplina del contratto di fornitura ( dove invece l’oggetto delle prestazioni è la somministrazione di beni).

La prestazione, che può essere richiesta dal committente, varai di volta in volta e la qualità e l’efficacia del risultato dipende principalmente dalla chiarezza e precisione nella descrizione del suo oggetto all’appaltatore e dagli strumenti a disposizione del committente definiti nel contratto con precisione in base ai quali può verificare la conformità delle attività realizzate con quelle pattuite e descritte nel contratto.

Nel caso in cui l’imprenditore può raggiungere i risultati attesi nella diffusione dei propri prodotti sul mercato solamente instaurando un rapporto di natura stabile e non occasionale, farà ricorso al contratto di agenzia per decentrare le proprie funzioni relativamente al settore della distribuzione.Con tale contratto un soggetto denominato agente assume l’incarico da parte di un altro denominato proponente di concludere di concludere una serie di negozi per conto del primo in una zona determinata in cambio di una retribuzione in denaro. Promuovere gli affari non equivale a concluderli che rimane una facoltà esclusiva riservata al proponente, tranne l’ipotesi che l’agente sia munito di rappresentanza.
L’agente deve dotarsi di una propria struttura organizzativa per svolgere l’incarico e assume il rischio della propria attività ed il ruolo di lavoratore autonomo oppure di imprenditore.
In base al Dlgs. n. 65/99 il diritto all’agente alla provvigione si consolida nel momento in cui il proponente fornisce oppure avrebbe dovuto fornire il servizio od il prodotto oggetto del contratto indipendentemente dal pagamento della prestazione da parte del cliente, salvo sia diversamente pattuito.
La durata del contratto può essere a tempo determinato oppure indeterminato e nel secondo caso ad entrambe alle parti è attribuita la facoltà di recedere comunicandolo tempestivamente alla controparte.
La forma del contratto ai fini probatori è quella scritta ed è la medesima per il principio di simmetria anche per ogni atto che lo riguardi.
La mancata iscrizione dell’agente nell’apposito ruolo presso la Camera di commercio non determina più la nullità del contratto di agenzia ma è soggetta ad una sanzione amministrativa. (M. De Bellis)

Una delle applicazioni nella prassi dell’outsourcing, è il contratto di Catering, che ha per oggetto la fornitura di cibo e vivande per soddisfare le esigenze dei dipendenti delle aziende, che per il mutamento delle condizioni di vita non possono recarsi nella propria abitazione per consumare i pasti quotidiani.
Tale fattispecie contrattuale non ha ricevuto riconoscimento da parte del legislatore che si limita a menzionarla nella legge n.856 del 1986.

Il contratto di Catering può assumere varie configurazioni ma gli elementi costanti comprendono due differenti prestazioni di cui una è rappresentata da un “fare” ( confezionamento dei pasti e l’altra da un “dare” ( la consegna dei pasti al cliente).

I modelli legali di riferimento per individuarne la disciplina sono quelli del contratto di appalto di servizi e di somministrazione di merci e secondo alcuni compresa qualche giurisprudenza di merito ritiene che si tratti di un contratto misto ( Trib. di Venezia 12 aprile 1994).

Per quanto riguarda la disciplina dell’appalto di servizi come va notare la menzionata giurisprudenza di merito l’appaltatore ha l’obbligo di procurarsi l’organizzazione e la strumentazione necessaria a fornire il servizio di Catering ed in particolare deve munirsi del personale competente a svolgere tali prestazioni.

La normativa sulla somministrazione trova applicazione per in particolare con l’art. 1560 c.c. che regolamenta l’entità della prestazione. Difatti se nel contratto è sancito il solo limite massimo e quello minimo per le singole prestazioni spetta all’avente diritto la determinazione del quantitativo dovuto. Ma nell’ipotesi in cui l’entità della somministrazione va determinata in misura del fabbisogno e per il quale è prestabilito un quantitativo minimo, l’avente diritto alla prestazione dalla società di Catering ha diritto alla fornitura per la quantità che soddisfa le proprie esigenze anche se superano i valori pattuiti. ( Enciclopedia del diritto della Garzanti)
La retribuizione può essere stabilita col criterio del forfait integrale comprensivo del prezzo del pasto distribuito e delle spese di fornitura, oppure col doppio forfait che prevede una suddivisione dei corrispettivi.

Vi sono varie applicazione del Catering nella pratica e possiamo avere le seguenti fattispecie:

A) Ristorazione mediante la preparazione dei pasti in loco

Viene utilizzato per soddisfare esigenze di collettività numerose quali le grandi imprese per le quali la società di Catering si obbliga ad una serie di prestazioni, di cui alcune di natura principale quali la preparazione e la somministrazione dei pasti e la pulizia dei locali,ed altre accessorie quali il rifornimento di generi alimentari e la loro conservazione.

La disciplina di riferimento è quella dell’appalto servizi in quanto la preparazione dei pasti non è fine a se stessa ( come nell’appalto di opera) ma è finalizzata alla fornitura di un servizio.

B) Fornitura di pasti preconfezionati.

Trova applicazione per le collettività di non grandi dimensioni ( le PMI in particolare) per le quali non è conveniente la predisposizione di locali e strutture per fornire il servizio di mensa ai propri dipendenti.

Le scelte di pasto vengono effettuate dalla società di Catering ed il confezionamento avviene all’esterno della azienda-committente a cui vengono consegnati ad orari prestabiliti.

Le prestazioni a carico della società di Catering possono consistere nella semplice consegna dei pasti oppure può prevedere anche il servizio di somministrazione e di pulizia dei locali: nel primo caso si applica la disciplina della somministrazione mentre nel secondo dell’appalto di servizi.

C) Tickets restaurant

E’ utilizzato per quelle imprese che possiedono diverse sedi allo scopo di evitare discriminazione tra i dipendenti.

La fornitura del servizio avviene dietro presentazione di buoni pasto rilasciati dalla società di Catering che poi gli vengono rimborsati dall’impresa-cliente e può avvenire nelle sedi della stessa società di Catering oppure di un’altra azienda ad essa collegata : nel primo caso la disciplina di riferimento è quella dell’appalto di servizi mentre nel secondo si fa riferimento al sub-appalto.

D) Banqueting

Soddisfa le esigenze di organizzare feste, ricevimenti o banchetti in occasione di particolari eventi.
La prestazione principale della società di Catering è la somministrazione di cibi e vivande e la disciplina applicabile è quella dell’appalto di servizi e non quella della somministrazione in quanto manca il carattere della periodicità e continuità.
Per quanto riguarda le prestazioni accessorie che possono consistere nella messa a disposizione di locali e del personale si fa riferimento alla normativa della locazione,trasporto ed altro.(A. Avagliano)

 La redazione di megghy.com