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LEGGE 25 novembre 2003, n. 339 (in G.U. n. 279 del 1 dicembre
2003) - Norme in m
L.25.11.2003 n°339 - Norme in materia di incompatibilità
dell'esercizio della professione di avvocato
LEGGE 25 novembre 2003, n. 339 (in G.U. n. 279 del 1 dicembre
2003) - Norme in materia di incompatibilità dell'esercizio
della professione di avvocato.
ART. 1.
1. Le disposizioni di cui all'articolo 1, commi 56, 56-bis
e 57, della legge 23 dicembre 1996, n. 662, non si applicano
all'iscrizione agli albi degli avvocati, per i quali restano
fermi i limiti e i divieti di cui al regio decreto-legge
27 novembre 1933, n. 1578, convertito, con modificazioni,
dalla legge 22 gennaio 1934, n. 36, e successive modificazioni.
ART. 2.
1. I pubblici dipendenti che hanno ottenuto l'iscrizione
all'albo degli avvocati successivamente alla data di entrata
in vigore della legge 23 dicembre 1996, n. 662, e risultano
ancora iscritti, possono optare per il mantenimento del
rapporto di impiego, dandone comunicazione al consiglio
dell'ordine presso il quale risultano iscritti, entro trentasei
mesi dalla data di entrata in vigore della presente legge.
In mancanza di comunicazione entro il termine previsto,
i consigli degli ordini degli avvocati provvedono alla cancellazione
di ufficio dell'iscritto al proprio albo.
2. Il pubblico dipendente, nell'ipotesi di cui al comma
1, ha diritto ad essere reintegrato nel rapporto di lavoro
a tempo pieno.
3. Entro lo stesso termine di trentasei mesi di cui al
comma 1, il pubblico dipendente può optare per la
cessazione del rapporto di impiego e conseguentemente mantenere
l'iscrizione all'albo degli avvocati.
4. Il dipendente pubblico part-time che ha esercitato l'opzione
per la professione forense ai sensi della presente legge
conserva per cinque anni il diritto alla riammissione in
servizio a tempo pieno entro tre mesi dalla richiesta, purché
non in soprannumero, nella qualifica ricoperta al momento
dell'opzione presso l'Amministrazione di appartenenza. In
tal caso l'anzianità resta sospesa per tutto il periodo
di cessazione dal servizio e ricomincia a decorrere dalla
data di riammissione.
ART. 3.
1. La presente legge entra in vigore il giorno successivo
a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.
La presente legge, munita del sigillo dello Stato, sarà
inserita nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della
Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti
di osservarla e di farla osservare come legge dello Stato.
Data a Roma, addì 25 novembre 2003
CIAMPI
Berlusconi, Presidente del Consiglio dei Ministri
Visto, il Guardasigilli: Castelli
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18/06/2004 Il vademecum sottoposto dal Consiglio Nazionale
Forense al Parere del Garante per la protezione dei dati
personali
VADEMECUM PER GLI STUDI LEGALI
concernente gli adempimenti richiesti dal “codic
Leggi articolo:
LE ATTUALITA' FORENSI
18/06/2004
Il vademecum sottoposto dal Consiglio Nazionale Forense
al Parere del Garante per la protezione dei dati personali
VADEMECUM PER GLI STUDI LEGALI
concernente gli adempimenti richiesti dal “codice
della privacy”(d.lgs.196/2003)
Il Consiglio Nazionale Forense, preso atto del nuovo testo
che riordina la materia della “privacy”, concernente
i diritti fondamentali della persona riguardo ai dati personali,
le regole sul trattamento dei dati, le sanzioni per la loro
violazione, e tenuto conto degli allegati al Codice e dei
chiarimenti interpretativi offerti dal Garante per la protezione
dei dati personali con il provvedimento del 31.3.2004 e
i pareri del 23.4.2004 e 26.4.2004 che incidono sugli adempimenti
dei professionisti, suggerisce agli avvocati di attenersi
alle seguenti prescrizioni:
1. Rapporti con il cliente e con i terzi
1.1 Informativa
Nel primo contatto con il cliente occorre informarlo sui
punti previsti dall’art. 13 del Codice, oralmente
o per iscritto.
Quantunque il Codice affidi al professionista la scelta
della forma della comunicazione, è preferibile –
al fine di acquisire la prova dell’adempimento dell’obbligo
di informativa - raccogliere la firma del cliente su apposito
modulo.
In ogni caso, l’informativa deve riguardare le finalità
e le modalità del trattamento cui sono destinati
i dati raccolti che riguardano il cliente, la natura obbligatoria
o facoltativa del conferimento dei dati, le conseguenze
di un eventuale rifiuto di rispondere, i soggetti o le categorie
di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati, anche
nella loro qualità di responsabili o incaricati,
i diritti previsti dal Codice all’art. 7 e gli estremi
identificativi del titolare nonché del responsabile
del trattamento, se designato.
E’ anche possibile offrire queste informazioni mediante
un avviso esposto in luogo visibile e accessibile dal cliente.
Tuttavia, in questo caso, non si acquisisce la prova dell’avvenuta
informativa.
L’informativa deve essere fornita anche ai terzi sui
quali si raccolgano dati.
L’obbligo non riguarda l’attività rivolta
a far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.
L’obbligo nei confronti dei terzi non riguarda l’attività
preparatoria di quella difensiva.
Tuttavia, è dubbio se l’esonero possa riguardare
anche l’attività stragiudiziale. Poiché
nell’attività stragiudiziale (consulenza, redazione
di atti stragiudiziali, trattative, etc.) l’avvocato
opera per tutelare i diritti del proprio cliente, il CNF
propone di includere anche l’attività stragiudiziale
nell’area delle attività esonerate dall’obbligo
di informativa a terzi.
1.2 Consenso al trattamento dei dati
Il consenso del cliente al trattamento dei dati non è
richiesto se si tratta di dati comuni (art. 24) e in caso
di dati sensibili e giudiziari laddove il trattamento avvenga
per valere o difendere un diritto in sede giudiziaria.
Il Codice esonera dal consenso dell’interessato chi
tratta i dati personali se sono diversi dai dati sensibili
e dai dati giudiziari. Tuttavia, a seguito delle autorizzazioni
generali del Garante n. 4 del 2002 e n. 7 del 2002, i professionisti
(e quindi gli avvocati) sono stati esonerati dall’acquisizione
del consenso anche per i dati sensibili e per i dati giudiziari.
Le cit. autorizzazioni scadono il 30.6.2004 e si ha notizia
che il Garante rinnoverà, come di consueto, le autorizzazioni.
Occorre però precisare che, allo stato, l’esonero
riguarda soltanto l’attività espletata per
“far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”
(aut. n. 4/2002).
In via interpretativa, mentre è pacifico che l’esonero
si possa estendere ad ogni attività preparatoria
della difesa, e quindi alla raccolta di dati, di documenti
e di informazioni utili per la preparazione degli atti difensivi,
è discusso se tale esonero riguardi anche l’attività
stragiudiziale.
Il consenso del terzo al trattamento non è richiesto
se si tratta di attività per far valere diritti in
sede giudiziaria, anche se i dati sono sensibili o sono
dati giudiziari.
L’esonero deriva dalle autorizzazioni nn. 4 e 7 del
2002, e dovrebbe essere rinnovato entro il 30.6.2004.
Se l’attività è stragiudiziale, si ripropongono
i problemi interpretativi di cui si è detto.
Occorre segnalare che l’informativa e il consenso
(nei soli casi in cui è richiesto) non possono risultare
semplicemente dalla formula con cui il cliente conferisce
il mandato al difensore in quanto è necessario che
riguardino l’intero trattamento e non una o più
operazioni.
L’integrazione del mandato con queste indicazioni
appare superflua, specie se il cliente ha già sottoscritto
il modulo relativo all’informativa e all’acquisizione
del consenso.
2. Organizzazione dello studio
I dati raccolti devono essere trattati in modo lecito e
secondo correttezza (art. 11 Codice).
La formazione del fascicolo può essere effettuata:
in via manuale e cartacea, oppure, o anche, mediante strumenti
informatici.
2.1 Trattamento manuale e cartaceo (“trattamenti
senza l’ausilio di strumenti elettronici”: art.
35 Codice e punti 27-29 All. B)).
Questo tipo di trattamento normalmente si effettua mediante
l’utilizzazione di contenitori sui quali si può
apporre un numero identificativo nonché il nome del
cliente e delle parti. Al fine di evitare che persone non
autorizzate possano conoscere i nomi dei clienti o dei terzi
che eventualmente risultino dal contenitore, è opportuno
(anche se non espressamente richiesto dalla norma) che i
nomi siano evidenziati solo all’interno del fascicolo.
In tal caso, l’elenco che abbina numeri e nomi deve
essere conservato in luoghi e secondo modalità che
prevengano l’accesso non autorizzato di terzi.
Gli archivi debbono essere conservati in luoghi ad “accesso
selezionato”. Questa espressione può essere
intesa in senso logico e pratico: il CNF suggerisce di collocare
i fascicoli in locali dello studio in cui non abbiano accesso
diretto né i clienti né i terzi, e quindi
non nell’ingresso, nella sala d’aspetto o nei
corridoi. Ciò non significa che si debbano collocare
“sotto chiave” o in locali appositi esclusivamente
riservati a tale uso, ben potendo essere conservati nei
locali adibiti al lavoro, sia del titolare o dei titolari,
sia dei praticanti e della segreteria (cioè dove
lavorano gli incaricati del trattamento).
Nei locali in cui l’accesso è selezionato (le
varie stanze di lavoro) gli incaricati possono quindi tenere
e consultare i fascicoli attenendosi alle prescrizioni dell’ordinaria
diligenza. Al riguardo è previsto che il titolare
fornisca istruzioni - per iscritto - finalizzate al controllo
e alla custodia degli atti e dei documenti utilizzati.
2.2 Trattamento con strumenti elettronici (art. 34 Codice
e punti 1-24 All. B)).
Questo tipo di trattamento può essere effettuato
a seguito della dotazione ai singoli incaricati di credenziali
di autenticazione (user ID e password) che consentano il
superamento di una procedura di autenticazione.
Le principali regole al riguardo prevedono:
- l’assegnazione di un “user ID”, che
identifica l’incaricato del trattamento, cioè
il titolare dello studio, i praticanti, la segretaria. Tale
codice è personale e non può essere assegnato
ad altri incaricati, neppure in tempi diversi;
- dopo la digitazione dell’“user ID” occorre
predisporre e inserire la “password”, che deve
essere di esclusiva conoscenza dell’incaricato del
trattamento;
- l’elenco delle password deve essere conservato in
luogo non accessibile ad alcuno tranne al soggetto designato
a conservarlo; ciò significa che il titolare di una
password non è legittimato a conoscere la password
di altri soggetti che operano nello studio (tranne ovviamente
il soggetto designato a conservare l’elenco). In caso
di prolungata assenza o impedimento anche temporaneo del
titolare della password è possibile conoscere la
sua password sole per esigenze “indispensabili e indifferibili”
(come previsto dal punto 10 dell’All.. B) al Codice);
- le regole dello studio legale relative all’uso di
user ID e password (“credenziali di autenticazione”)
per le esigenze di cui sopra, debbono risultare da documento
scritto recante “idonee e preventive disposizioni”
al riguardo (punto 10 All. cit.);
- debbono altresì essere impartite istruzioni circa
le cautele da adottarsi per assicurare la segretezza e la
diligente custodia delle credenziali;
- ogni password (composta di almeno otto caratteri, o comunque
del numero di caratteri pari al massimo consentito) non
può contenere riferimenti agevolmente riconducibili
all’incaricato (nome, cognome, etc.) e deve essere
modificata ogni sei mesi e, nel caso di trattamento di dati
sensibili o giudiziari, ogni tre mesi. Di conseguenza anche
l’elenco delle password deve essere modificato con
medesima scadenza;
- le credenziali non utilizzate per almeno sei mesi vanno
disattivate;
(Il CNF si adopererà per semplificare queste procedure)
- Il CNF ritiene che l’organizzazione dello studio
legale e dell’attività in esso svolta non consenta
l’individuazione di “profili di autorizzazione”
come previsti dai punti 12,13 e 14 dell’All. cit.;
- il computer deve essere dotato di programmi antivirus
(punto 16 All. cit., ex art. 615-quinquies c.p.) nonché
di programmi contro il rischio di intrusione (firewall);
- i programmi suddetti debbono essere aggiornati almeno
ogni sei mesi.
- è, infine, previsto che siano impartite istruzioni
organizzative e tecniche per il salvataggio dei dati con
frequenza almeno settimanale, per la custodia e l’uso
dei supporti su cui sono memorizzati i dati, nonché
per il ripristino dei dati (da eseguirsi entro 7 giorni)
che siano stati danneggiati. I supporti non utilizzati devono
essere distrutti o resi inutilizzabili.
2.3 Illegittimità di dichiarazione liberatoria del
cliente in ordine agli adempimenti a cui è tenuto
il difensore
Poiché la disciplina vigente attiene alla tutela
di diritti costituzionalmente garantiti non è legittimo
richiedere al cliente, anche se questi sia consenziente,
di sottoscrivere una formula liberatoria di ogni adempimento
e di ogni responsabilità a cui è tenuto l’avvocato.
2.4 Studi associati e in collaborazione
Le regole relative al trattamento con strumenti elettronici
si applicano comunque agli studi, anche se gli avvocati
sono tra loro in regime di associazione, e se non associati,
utilizzano le medesime strutture.
Nel caso di utilizzazione comune di strumenti elettronici,
ogni avvocato o incaricato deve possedere e usare la propria
ID e la propria password.
Per quanto riguarda il trattamento senza l’ausilio
di strumenti elettronici, il CNF propone di applicare la
disciplina in modo tale da proteggere l’archivio da
terzi, e di consentire che le misure di conservazione possano
essere comuni a tutti i professionisti e gli incaricati
che lavorano negli studi legali associati o in collaborazione.
2.5 Soggetti che effettuano il trattamento
All’interno di ogni studio legale si dovrà
provvedere, laddove non si sia già effettuato, all’individuazione
di tre soggetti:
- il titolare del trattamento: nel caso di libero professionista
che esercita la professione in forma non associata il titolare
è la persona fisica in quanto tale; nel caso di associazioni
professionali o società di avvocati, il titolare
è l’entità nel suo complesso.
- il responsabile del trattamento: figura facoltativa designata
dal titolare e predisposta a verificare i corretti adempimenti
di legge.
- gli incaricati del trattamento: ovvero le persone fisiche
autorizzate a compiere operazioni di trattamento, nel caso
di specie tutti i “collaboratori” dello studio
legale (avvocati, praticanti, segretarie, etc.).
2.6 Notificazione
A fronte dell’ampio spettro applicativo dell’art.
37 e della conseguente nascita di dubbi di natura ermeneutica,
con il provvedimento generale del 31 marzo 2004 l’Autorità
Garante è intervenuta fornendo ben più che
una mera interpretazione della norma in esame.
Il menzionato provvedimento ha infatti disposto la sottrazione
all’obbligo di notificazione al Garante di alcuni
trattamenti tra i quali “i trattamenti di dati genetici
o biometrici effettuati nell’esercizio della professione
di avvocato, in relazione alle operazioni e ai dati necessari
per svolgere le investigazioni difensive di cui alla legge
n. 397/2000, o comunque per valere o difendere un diritto
anche da parte di un terzo in sede giudiziaria. Ciò
sempre che il diritto sia di rango almeno pari a quello
dell’interessato e i dati siano trattati esclusivamente
per tali finalità e per il periodo strettamente necessario
al loro perseguimento” nonché i trattamenti
di dati personali “registrati in banche di dati utilizzate
in rapporti con l’interessato di fornitura di beni,
prestazioni o servizi, o per adempimenti contabili o fiscali,
anche in caso di inadempimenti contrattuali, azioni di recupero
del credito e contenzioso con l’interessato”.
Il CNF non ritiene che, nei limiti predetti, sia necessaria
alcuna notificazione all’Autorità Garante.
3. Documento programmatico sulla sicurezza
Nei prossimi giorni sarà disponibile sul sito del
Garante il fac-simile del DPS.
In ogni caso l’art. 34 c. 1 lett. g) e il punto 19
all. B fanno obbligo al titolare del trattamento dei dati
di redigere entro il 31 marzo di ogni anno – per il
2004 il termine è previsto per il 30 giugno p.v.
(ex parere del 22.3 2004 del Garante) - il documento programmatico
di sicurezza.
Il codice stabilisce che il documento menzionato deve fornire
idonee informazioni riguardo:
1) l’elenco dei trattamenti di dati personali (ovvero
la tipologia dei dati trattati);
2) la distribuzione dei compiti e delle responsabilità
in relazione al trattamento dei dati (si rinvia a quanto
esposto al § 2.2)
3) l’analisi dei rischi (per esempio, di perdita accidentale
o di distruzione dei dati);
4) le misure da adottare per garantire l'integrità
e la disponibilità dei dati, nonché le disposizioni
per la protezione dei locali destinati alla custodia (in
funzione dei rischi individuati);
5) la descrizione dei criteri e delle modalità per
il ripristino della disponibilità dei dati in seguito
a distruzione o danneggiamento (v. § 2.2);
6) la previsione di interventi formativi a favore degli
incaricati del trattamento (gli incaricati devono essere
resi edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure
disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della
disciplina sulla protezione dei dati personali più
rilevanti in rapporto alle relative attività, delle
responsabilità che ne derivano e delle modalità
per aggiornarsi sulle misure minime adottate dal titolare);
7) la descrizione dei criteri da adottare per garantire
l’adozione delle misure minime di sicurezza in caso
di trattamenti di dati personali affidati, in conformità
al codice, all'esterno della struttura del titolare.
4. Attività difensiva e bilanciamento con gli interessi
dei terzi
L’avvocato può utilizzare in giudizio dati
personali sensibili, anche senza il consenso, laddove il
trattamento è effettuato “per far valere o
difendere in sede giudiziaria un diritto” (art. 26,
comma 4, lett. c)).
Dalla lettura della prima parte di questo comma appare pacifica
la preminenza, peraltro stabilita in via legislativa, del
diritto di difesa sul diritto alla privacy anche in merito
al trattamento dei dati sensibili.
Se i dati sono idonei a rilevare lo stato di salute e la
vita sessuale, il diritto deve essere di rango pari a quello
dell’interessato, ovvero consistente in un diritto
della personalità o in un altro diritto o libertà
fondamentale e inviolabile (art. 26, comma 4, lett. c)).
Nel caso di trattamento di dati cd. “ultrasensibili”
(relativi allo stato di salute e la vita sessuale), si pongono
problemi di interferenza tra l’attività difensiva
protetta dall’art. 24 Cost. e la tutela della privacy.
Va ricordato che – sul punto - l’Autorità
Garante, in un parere reso il 9 luglio 2003, ha affermato
che “nel valutare il «rango» del diritto
di un terzo che può giustificare l’accesso
o la comunicazione, deve essere utilizzato come parametro
di riferimento non il «diritto di azione e di difesa»
che pure è costituzionalmente garantito, quanto questo
diritto sottostante che il terzo intende far valere sulla
base del materiale documentale che chiede di conoscere”.
Contrariamente a quanto sopra si è, però,
espresso il Tribunale di Bari (con sentenza del 12 luglio
200, in Foro it.., 2000, I, 2989) che ha, invece, affermato
di non nutrire il “minimo dubbio che l’azionato
diritto alla prova del ricorrente, in quanto diretta espressione
del diritto costituzionale di azione, sia di rango quanto
meno pari, se non superiore, a quello degli interessati
ai particolari dati sensibili contenuti nei documenti […]”.
Informativa ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 196/2003
Gentile Cliente, ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 196/2003
(di seguito T.U.), ed in relazione ai dati personali di
cui lo Studio ______________________ entrerà in possesso
con l’affidamento della Sua pratica, La informiamo
di quanto segue:
1. Finalità del trattamento dei dati.
Il trattamento è finalizzato unicamente alla corretta
e completa esecuzione dell’incarico professionale
ricevuto, sia in ambito giudiziale che in ambito stragiudiziale.
2. Modalità del trattamento dei dati.
a) Il trattamento è realizzato per mezzo delle operazioni
o complesso di operazioni indicate all’art. 4 comma
1 lett. a) T.U.: raccolta, registrazione, organizzazione,
conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione,
selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione,
blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati.
b) Le operazioni possono essere svolte con o senza l’ausilio
di strumenti elettronici o comunque automatizzati.
c) Il trattamento è svolto dal titolare e/o dagli
incaricati del trattamento.
3. Conferimento dei dati.
Il conferimento di dati personali comuni, sensibili e giudiziari
è strettamente necessario ai fini dello svolgimento
delle attività di cui al punto 1.
4. Rifiuto di conferimento dei dati.
L’eventuale rifiuto da parte dell’interessato
di conferire dati personali nel caso di cui al punto 3 comporta
l’impossibilità di adempiere alle attività
di cui al punto 1.
5. Comunicazione dei dati.
I dati personali possono venire a conoscenza degli incaricati
del trattamento e possono essere comunicati per le finalità
di cui al punto 1 a collaboratori esterni, soggetti operanti
nel settore giudiziario, alle controparti e relativi difensori,
a collegi di arbitri e, in genere, a tutti quei soggetti
pubblici e privati cui la comunicazione sia necessaria per
il corretto adempimento delle finalità indicate nel
punto 1.
6. Diffusione dei dati.
I dati personali non sono soggetti a diffusione.
7. Trasferimento dei dati all’estero.
I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi dell’Unione
Europea e verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea
nell’ambito delle finalità di cui al punto
1.
8. Diritti dell’interessato.
L’art. 7 T.U. conferisce all’interessato l’esercizio
di specifici diritti, tra cui quello di ottenere dal titolare
la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali
e la loro messa a disposizione in forma intelligibile; l’interessato
ha diritto di avere conoscenza dell’origine dei dati,
della finalità e delle modalità del trattamento,
della logica applicata al trattamento, degli estremi identificativi
del titolare e dei soggetti cui i dati possono essere comunicati;
l’interessato ha inoltre diritto di ottenere l’aggiornamento,
la rettificazione e l’integrazione dei dati, la cancellazione,
la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati
trattati in violazione della legge; il titolare ha il diritto
di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento dei dati.
9. Titolare del trattamento.
Titolare del trattamento è ____________________ con
domicilio eletto in ______________.
________, lì ____________________
______________________
Per ricevuta comunicazione
Io sottoscritto ____________________________________ autorizzo
a norma degli art. 23 e 26 T.U. lo Studio ___________________
al trattamento dei miei dati personali comuni, sensibili
e giudiziari.
________, lì ____________________
_____________________
Per il rilasciato consenso
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