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GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Prescrizioni del Garante [art. 154, 1 c)] - 26 luglio 2005
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Nella riunione odierna, in presenza del prof. Francesco Pizzetti,
presidente, del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vice presidente,
del dott. Mauro Paissan e del dott. Giuseppe Fortunato, componenti,
e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Esaminate le segnalazioni presentate da interessati e da
associazioni di consumatori, relative al trattamento di dati
personali nell'ambito della fornitura di autoservizi pubblici
non di linea con riguardo alle operazioni svolte da soggetti
che raccolgono richieste di corse taxi;
Vista la normativa internazionale e comunitaria in materia
di protezione dei dati personali e, in particolare, la direttiva
n. 95/46/Ce del 24 ottobre 1995;
Visto l'articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia
di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n.
196);
Visti gli artt. 85 e 86 del d.lg. 30 aprile 1992, n. 285
(Nuovo codice della strada) e la legge 15 gennaio 1992, n.
21 (Legge quadro per il trasporto mediante autoservizi pubblici
non di linea);
Visti gli elementi acquisiti e ritenuta la necessità
di prescrivere, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. c)
e d), del Codice, misure ed accorgimenti a garanzia degli
interessati al fine di conformare il trattamento dei dati
personali alle disposizioni vigenti, e di vietare i trattamenti
illeciti oggetto di segnalazioni;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai
sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il dott. Giuseppe Chiaravalloti;
PREMESSO:
1. Trattamento di dati da parte dei soggetti che gestiscono
servizi radiotaxi
Sono pervenute a questa Autorità segnalazioni da parte
di singoli e di associazioni per la tutela dei diritti dei
consumatori, concernenti il trattamento di dati personali
della clientela effettuato da soggetti che forniscono servizi
radiotaxi. Questi ultimi raccolgono (generalmente per via
telefonica) richieste di corse taxi nell'interesse dei titolari
di licenza (art. 7 l. n. 21/1992) e, a tal fine, registrano
alcuni dati, di regola limitati al solo indirizzo di prelievo.
Non di rado, però, vengono richiesti all'interessato
anche un numero di telefono (fisso o mobile) e, talvolta,
anche il suo nominativo, in particolare ove venga prenotata
una corsa per un tempo differito (anche al fine di effettuare
al cliente una chiamata di conferma, o avvertire circa ritardi
o arrivi sul luogo indicato).
In talune circostanze, il c.d. indirizzo di prelievo ed eventualmente
il nominativo del cliente vengono ricavati, senza rivolgere
al medesimo un'espressa richiesta, associando anche in modo
automatizzato il numero telefonico ad informazioni ricavate
da elenchi pubblici.
In altri casi, i dati raccolti al momento del primo contatto,
concernenti il numero telefonico e l'indirizzo del cliente
(e, seppur di rado, anche il suo nominativo), vengono registrati
per prestare il servizio in modo più sollecito (essendo
l'indirizzo di prelievo preregistrato).
In ulteriori altri casi, vengono raccolte informazioni aggiuntive
relative a comportamenti tenuti dal cliente, con particolare
riguardo alla sua assenza presso l'indirizzo di prelievo e/o
al mancato pagamento della corsa. Questa specifica raccolta
di dati è preordinata ad individuare e/o contattare
in seguito il cliente per ottenere il pagamento della corsa
o per perseguire ulteriori finalità non riferibili
alla sola esecuzione del contratto (finalità consistenti,
in particolare, nel negare una successiva prestazione richiesta
al medesimo servizio radiotaxi).
Dagli elementi acquisiti in atti, emerge che non è
sempre prevista una cancellazione automatica dei dati, e che
gli stessi sono talvolta conservati a lungo, anche per un
biennio. La raccolta e la prolungata conservazione dei dati
da parte del gestore del servizio radiotaxi avvengono comunque,
di regola, all'insaputa degli interessati, in particolare
per quanto riguarda le finalità diverse da quelle direttamente
collegate all'esecuzione della prestazione.
Sotto altro profilo, è emersa anche l'eccedenza e
non pertinenza dei dati raccolti rispetto a quelli reputati
necessari per prestare il servizio richiesto dal cliente (ossia,
di regola, il solo indirizzo di prelievo e non anche l'indirizzo
di destinazione).
Al fine di conformare i trattamenti effettuati nell'ambito
dei servizi radiotaxi alla disciplina vigente in materia di
protezione dei dati personali, tenendo conto delle finalità
perseguite e delle circostanze rappresentate in concreto,
il Garante, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. c) del
Codice, prescrive ai titolari del trattamento l'adozione delle
misure e degli accorgimenti a garanzia degli interessati di
seguito specificamente indicati, e vieta il trattamento illecito
dei dati.
2. Finalità del trattamento; pertinenza e non eccedenza
dei dati
L'attività di radiotaxi, nelle sue diverse forme,
può comportare un trattamento di dati personali.
Fuori dei casi in cui venga fornito il solo indirizzo di
prelievo, viene posto in essere un trattamento di dati personali
relativo a soggetti identificati o identificabili, quando
l'indirizzo stesso è ad esempio associato al dato nominativo
di un cliente o ad un numero di utenza telefonica.
Ciò comporta l'applicazione della disciplina contenuta
nel Codice (art. 4, comma 1, lett. b)). Tale trattamento deve
quindi svolgersi nel rispetto dei principi di finalità,
necessità, liceità e correttezza, proporzionalità
e qualità dei dati (artt. 3 e 11). In caso di inosservanza
di tali principi, i dati personali trattati non possono essere
utilizzati (art. 11, comma 2).
Il gestore del servizio radiotaxi, titolare del trattamento,
può raccogliere solo i dati personali pertinenti e
non eccedenti rispetto alla finalità principale legittimamente
perseguita, che consiste nel mettere in contatto il cliente
con il taxi indicato per effettuare la corsa (art. 11, comma
1, lett. b)).
In particolare, oltre all'indirizzo di prelievo, possono
essere trattati, quando ciò sia necessario per dare
attuazione al rapporto contrattuale agevolando l'esatta esecuzione
della prestazione, i dati relativi al nominativo del cliente
ed al suo recapito telefonico (fisso o mobile). In alcune
situazioni, tali informazioni possono, infatti, rendersi necessarie,
ad esempio, per segnalare una sopravvenienza (quale la sostituzione
del taxi o il suo arrivo anticipato o ritardato) o, con specifico
riferimento alla raccolta del nominativo, per assicurarsi
che il servizio venga reso solo a chi lo abbia effettivamente
richiesto (anziché a persona diversa).
Presso il servizio radiotaxi, non possono in ogni caso formare
oggetto di registrazione, trattandosi di informazioni non
pertinenti, i tragitti effettuati dalla clientela. Fatta salva
l'esigenza di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria
(trattando i dati esclusivamente per tali finalità
e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento),
nello svolgimento del servizio radiotaxi non possono inoltre
essere trattati i dati personali della clientela inerenti
ad eventuali inadempimenti loro attribuiti; non possono essere
altresì registrati, oltre il tempo strettamente necessario
a rispondere ad eventuali contestazioni, informazioni relative
all'assenza del cliente presso l'indirizzo di prelievo indicato.
I trattamenti da ultimo indicati sono infatti collegati ad
una finalità diversa ed ulteriore rispetto a quella
volta a rendere possibile il trasporto della clientela, la
sola per la quale il gestore del servizio radiotaxi può
raccogliere lecitamente i dati. Infatti, i dati personali
"devono essere raccolti e registrati per scopi determinati
espliciti e legittimi ed utilizzati in altre operazioni del
trattamento in termini compatibili con tali scopi" (art.
11, comma 1, lett. b)): tale compatibilità non sussiste
nel caso di specie –come peraltro confermato dagli elementi
in atti– posto che i dati così raccolti vengono
utilizzati al fine di valutare se rendere o meno in futuro
il medesimo servizio al cliente in relazione al quale vengono
ascritti gli inadempimenti appena menzionati. Condotta, questa,
illegittima alla luce dei principi di protezione dei dati
personali ed altresì contraria all'espresso precetto
contenuto nell'art. 2, comma 2, della legge n. 21/1992 secondo
il quale "all'interno delle aree comunali o comprensoriali
[…] la prestazione del servizio è obbligatoria".
I dati personali –dei quali non sia più necessaria
la conservazione in relazione all'esecuzione del servizio
offerto al cliente (sia esso quello principale e/o quello
aggiuntivo)– devono essere cancellati o trasformati
in forma anonima (ad esempio, per utilizzarli in valutazioni
da effettuarsi in forma aggregata volte a migliorare la gestione
del servizio), una volta esauriti gli specifici scopi per
i quali sono stati richiesti (art. 11, comma 1, lett. e),
del Codice), salva l'osservanza di eventuali puntuali obblighi
di legge che eventualmente ne legittimino un'ulteriore conservazione.
Resta fermo che, quando per far eseguire la singola corsa
è necessario raccogliere dati personali, questi ultimi
possono essere conservati dal titolare del trattamento solo
per il periodo di tempo necessario a perseguire scopi non
incompatibili con detta finalità (quali, ad esempio,
la restituzione di oggetti smarriti dal cliente o la gestione
di eventuali contestazioni connesse all'esecuzione della prestazione).
La conservazione per tali finalità non può
eccedere il termine di trenta giorni.
Dalle considerazioni svolte, ed in applicazione dei principi
contenuti negli artt. 3 e 11 del Codice, deriva infine che,
con riguardo alle sopra evidenziate finalità legittimamente
perseguibili, i sistemi informativi impiegati dal titolare
del trattamento devono essere configurati, già in origine,
in modo da minimizzare l'utilizzo di dati identificativi dei
clienti; del pari, devono essere predisposti meccanismi di
cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del
termine definito secondo i criteri sopra indicati, a prescindere
da eventuali richieste degli interessati.
3. Informativa agli interessati e modalità semplificate
La disciplina di protezione dei dati attribuisce particolare
rilevanza alla circostanza che i trattamenti di informazioni
personali non si svolgano all'insaputa dell'interessato.
Questo principio generale, riaffermato dal Codice (art. 11,
comma 1, lett. b)) secondo il quale i dati personali devono
essere raccolti e registrati per scopi determinati ed espliciti,
trova puntuale concretizzazione nell'ulteriore precetto nel
quale vengono indicate le informazioni che devono essere fornite
all'interessato in relazione ai trattamenti di dati personali
a lui riferiti (art. 13 del Codice).
Le informazioni rese con l'informativa devono enunciare chiaramente,
accanto alle modalità impiegate nel trattamento, le
finalità perseguite e la tipologia di dati personali
utilizzati per ciascuna di esse, nonché la facoltà
riconosciuta agli interessati di avvalersi dei diritti di
cui all'art. 7 del Codice. È altresì necessario
indicare, anche per categorie, i soggetti cui siano eventualmente
comunicati i dati e coloro i quali possano venirne a conoscenza
in qualità di responsabili o incaricati del trattamento
(art. 13, comma 1, lett. d)).
Tenuto conto della peculiarità del mezzo trasmissivo
utilizzato (ossia, di regola, il telefono) e della natura
del servizio reso, che più di altri richiede di essere
svolto con la massima celerità (anzitutto nell'interesse
della clientela), i singoli gestori dei servizi radiotaxi
potranno rivolgere a questa Autorità una motivata richiesta
volta a rendere lecitamente utilizzabile un'informativa semplificata,
resa al telefono in sede di prenotazione del servizio e mediante
un sintetico avviso consultabile sul taxi (art. 13, comma
3, del Codice).
Il gestore, anche avvalendosi dei tempi di attesa in linea
del cliente, potrebbe infatti ricorrere a testi preregistrati
sintetici, purché chiari, utilizzando formule del tipo:
"…taxi utilizzerà i suoi dati solo per svolgere
il servizio richiesto. Nel taxi troverà ulteriori precisazioni.".
In tal caso l'informativa semplificata resa telefonicamente
deve essere integrata con un testo contenente tutti gli elementi
menzionati nell'art. 7 del Codice, resa all'interno del taxi,
in particolare mediante affissione (e redatta eventualmente
avvalendosi del modello allegato alla presente decisione).
Il Garante autorizza tutti i titolari del trattamento che
gestiscono servizi radiotaxi (anche quelli non interessati
dal presente procedimento) ad avvalersi delle sopra indicate
modalità semplificate per rendere l'informativa agli
interessati nei termini di cui al seguente dispositivo, utilizzando
il modulo disponibile sul sito web dell'Autorità all'indirizzo
www.garanteprivacy.it.
4. Consenso al trattamento
Poiché la raccolta e il successivo trattamento dei
dati della clientela, preordinati alla esecuzione della singola
prestazione di trasporto richiesta, sono indispensabili per
eseguire gli "obblighi derivanti da un contratto del
quale è parte l'interessato o per adempiere, prima
della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell'interessato",
il consenso al trattamento dei dati dell'interessato non è
necessario per l'ordinaria prestazione di tale servizio (art.
24, comma 1, lett. b), del Codice).
Ogni altra finalità del trattamento che comporti un'ulteriore
conservazione dei dati personali raccolti (ad esempio, fornire,
anche su registrazione o abbonamento, servizi o comodità
aggiuntive rispetto alla singola corsa di volta in volta richiesta;
compiere ricerche di mercato, operazioni di marketing o profilazioni,
ecc.) necessita, invece, del consenso specifico, informato
e distinto da parte del cliente (art. 23 del Codice). Tale
consenso, reso anche oralmente, deve essere documentato per
iscritto a cura del titolare del trattamento.
5. Ulteriori adempimenti
Al di là delle misure necessarie per conformare i
trattamenti di dati personali effettuati, restano fermi gli
adempimenti che, in generale, la legge prescrive ai titolari
del trattamento. Ci si riferisce, in particolare:
a) agli obblighi relativi all'adozione delle misure anche
minime di sicurezza (artt. 31-35 e Allegato B) del Codice;
b) alla selezione dei soggetti che, in qualità di
incaricati o responsabili del trattamento, sono autorizzati
a compiere operazioni di trattamento sulla base dei compiti
assegnati e delle istruzioni impartite (artt. 29 e 30 del
Codice);
c) all'obbligo dei titolari del trattamento di adottare le
misure necessarie per agevolare l'esercizio dei diritti degli
interessati e il relativo tempestivo riscontro (art. 10, comma
1, del Codice).
TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE:
a) accertata, nei termini di cui in motivazione, l'illiceità
del trattamento effettuato, vieta ai titolari del trattamento
di cui in atti, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. d),
del Codice, la prosecuzione delle operazioni di trattamento
di dati personali effettuate in violazione dei principi contenuti
nel Codice;
b) prescrive, ai sensi dell'art. 154, comma 1, lett. c),
del Codice, ai medesimi titolari del trattamento di cui al
punto a), nei termini di cui in motivazione, le misure necessarie
indicate nel presente provvedimento al fine di conformare
il trattamento alle disposizioni vigenti;
c) invita, ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 157,
164 e 168 del Codice, i titolari del trattamento indicati
negli atti a comunicare al Garante, entro e non oltre il 30
ottobre 2005, che i trattamenti di dati da essi effettuati
sono conformi alle prescrizioni del presente provvedimento,
indicando ogni informazione utile al riguardo ed allegando
la pertinente documentazione;
d) autorizza, ai sensi dell'art. 13, comma 3, del Codice,
previa specifica e motivata richiesta in tal senso indirizzata
al Garante, tutti i soggetti che gestiscono il servizio radiotaxi
ad effettuare l'informativa in conformità alle modalità
semplificate descritte in motivazione. Il testo dell'informativa
resa al momento della chiamata e quello destinato ad essere
esposto nel taxi, dovrà essere trasmesso a questa Autorità
unitamente alla richiesta sopra indicata. Resta salvo il potere
del Garante di esigere chiarimenti o integrazioni nel termine
di sessanta giorni dal ricevimento della richiesta, decorso
il quale la richiesta stessa si intende accolta.
Roma, 26 luglio 2005
IL PRESIDENTE
Pizzetti
IL RELATORE
Chiaravalloti
IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli
Allegato
Servizio radiotaxi: come sono utilizzati i dati personali
(art. 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali)
Se il servizio è stato prenotato, [indicare gli estremi
identificativi del servizio radiotaxi titolare del trattamento]
può utilizzare alcuni dati connessi alla prenotazione,
raccolti da chi ha chiesto il servizio o da [indicare altra
origine].
I dati sono trattati temporaneamente, anche elettronicamente,
nella misura strettamente necessaria per il servizio di trasporto
[indicare eventuali ulteriori finalità ].
Altre finalità [descriverle sinteticamente: es. a)
prestazione di servizi aggiuntivi; b) marketing; etc.] sono
perseguibili solo con l'espresso e libero consenso dell'interessato.
Non è prevista la comunicazione a terzi (oppure: alcune
informazioni saranno comunicate a … indicare per tipologia
i soggetti).
Responsabile del trattamento è … [da menzionare
se designato].
L'interessato ha diritto di accedere in ogni momento ai dati
che lo riguardano; può anche chiedere la correzione,
l'aggiornamento o l'integrazione dei dati inesatti o incompleti,
la cancellazione o il blocco per quelli trattati in violazione
di legge, opporsi al loro utilizzo.
L'istanza ai sensi dell'art. 7 del Codice va inoltrata a:
Titolare/responsabile del trattamento: Recapiti utili (indirizzo,
telefono, fax, e-mail)
La redazione di megghy.com |
